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e内容証明を初めて送るには？Wordの雛形と「差出」前の確認手順

情報確認日 2026-09-26

e内容証明は、指定のWord文書を日本郵便が印刷・照合・封入し、内容証明郵便として発送するサービスです。自作の文書に余白を付けるだけではなく、公式の文書ファイル雛形を使います。初めて一人に一通送る場合は「かんたん差出し」を選び、全ページと宛先を確認してから「差出」へ進みます。

まず、紙の窓口差出しやWebレターと区別する

e内容証明では、自分で文書や封筒を印刷して郵便局へ持参する必要はありません。一方、WebレターでPDFを送る手順とも異なり、e内容証明用のWord文書を準備します。文面の法律上の適否をシステムが判断してくれるわけではないので、請求内容や法的な期限に判断が必要なら、発送操作の前に専門家へ相談してください。この記事は、一人の差出人から一人の受取人へ一通送る準備を扱います。

公式の雛形を使い、余白を狭めずに文章を入れる

日本郵便は、用意された文書ファイル雛形の使用を必須としています。同じ見た目に作り直したファイルで代用するのではありません。最大5枚までで、A4縦置き・横書きなら全ページの下に7cm以上、横置き・縦書きなら左に7cm以上の余白が必要です。雛形の空白を「もったいない」と削らずに使い、図・表や、縦置きと横置きの混在は避けます。文字の追加で空白ページができていないかも確認します。

利用環境と支払いをそろえてから、かんたん差出しへ進む

公式の作成規定には対応するWordの版が示され、Microsoft 365についてはデスクトップ版のWordのみが案内されています。スマートフォンで編集できたことだけで、その環境が対応済みとは考えないでください。無料のWebゆうびん利用登録後にログインし、文書をアップロードして差出人・宛先を入力します。支払いはクレジットカードまたは料金後納ですが、後納を使う場合はその利用条件を確認します。

「あとで続ける」前提にせず、文面と住所を手元に保存する

かんたん差出しには、一時保存の機能がありません。別の差出方法にある「96時間」の一時保存条件を当てはめないでください。操作に入る前に、完成したWordファイル、宛先、差出人の情報をそろえておきます。途中で修正が必要になったら、手元の文書を直し、古い版と取り違えないようにします。入力を始めたことと、郵便の差出しが完了したことは別です。

サービス側のプレビューで全ページと料金を確認する

Word上で正常に見えても、差出し前にはサービス側のプレビューを全ページ確認します。名前、住所、数字、文字の置換、改ページ、余白へのはみ出しを見直してください。差出人・受取人の住所等が挿入されるため、料金計算に使う枚数が元のWordの枚数より増える場合があります。必要な配達証明や速達などの選択と合わせ、最終画面の内訳を確かめます。窓口より必ず安いという決め方はしません。

「差出」の日付と、その後の配達を分けて記録する

内容証明文書に印字されるのは、「差出」ボタンを押して申し込んだ時点の日付です。ファイルを作った日やアップロードした日ではありません。差出し完了後は受付内容を控え、受取人へ届く正本と、差出人へ届く謄本の扱いを確認します。どちらも一般書留で配達される案内です。申込完了だけで相手への配達も済んだと考えず、その後の記録を別に保管してください。

計算機はe内容証明のファイル適合、料金、法的効果や差出日を判定しません。紙の荷物の寸法照合とは別の手続きです。

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